Tolong, Tak Boleh Handle! 4 Cara Urus Kerja.

“Fuhh, power juga eh buat teknik POMODORO untuk senarai tugasan hari ni. Senang nak fokus. Selalu bila list 3 tasks, asyik siap 1 je. Hari ni selesai tiga-tiga!” Puji Zam pada dirinya sendiri.

Nah, mesti kadang-kadang anda rasa tak produktif bila bekerja kan? Setiap orang ada cara yang berbeza untuk mengatasinya. Jadi, untuk bantu anda lakukan kerja dengan lebih produktif, apa kata lihat teknik-teknik di bawah. Mana tahu mungkin berkesan untuk anda juga.

_Ilustrasi_{menunjukkan pekerja-pekerja yang sedang bekerja dan menandakan checklist}

INI DIA 4 TEKNIK- TEKNIK POWER ANDA BOLEH CUBA!

#1 Buat 1 persatu – Back to basics. Contohnya anda ada 5 tugasan, rancang nak buat mana dulu ikut keutamaan. Jangan sekejap buat A, kemudian B dan sambung A semula. Jadi elakkan lah multi-tasking, nanti tak siap kerja anda. Ini disebabkan otak kita akan lebih mudah fokus apabila kita ada 1 objektif pada satu-satu masa.

_Ilustrasi_{menunjukkan seorang wanita sedang bekerja}

#2 Teknik POMODORO – Nak produktif memang bergantung dengan pengurusan masa. Cuba teknik POMODORO – 25 MINIT FOKUS, 5 MINIT REHAT. Jadi anda pilih tugasan, set timer selama 25 minit dan fokus kepada tugasan tersebut. Apabila timer berdering, set timer selama 5 minit pula untuk berehat. Ulang proses sehingga tugasan anda tamat. Bagus untuk procrastinator dapatkan lebih konsentrasi.

_Ilustrasi_{menunjukkan waktu rehat selama 5 minit selepas bekerja}

#3 Time-Blocking – Adik beradik kepada POMODORO, time-block adalah format penjadualan yang membantu anda untuk membahagikan masa kerja dalam satu hari kepada blok-blok khusus. Ianya lebih spesifik, jelas dan meletakkan batasan dalam hari bekerja. Contohnya, blokkan 1 jam dari 9 – 10 pagi untuk membuka & membalas emel dan blokkan 2 jam dari 10 pagi – 12 tengah hari untuk merangka slaid pembentangan.

#4 Meeting pendek tapi padat – Nak dapatkan mesyuarat yang berdurasi pendek tapi padat, pastikan semua faham objektif mesyuarat, dan wujudkan had masa. Minta semua yang hadir buat persiapan sebelum masuk sesi mesyuarat. Jadi semua orang akan bersedia untuk bincang topik. Jangan dalam mesyuarat baru nak brainstorm, kalau macam itu sampai esok pun tak akan habis.

_Ilustrasi_{menunjukkan mesyuarat yang produktif}

DAH ADA TEKNIK, BOLEH LAH PILIH APLIKASI YANG SESUAI

#1 Untuk Pelajar

Notion – Paparan pemuka mesra pengguna, aplikasi ini membolehkan pelajar melihat semua mata pelajaran di ‘student dashboard’. Di setiap mata pelajaran anda boleh memuatkan bahan bacaan, menyusun nota pada satu tempat, meletakkan jadual kelas dan lain-lain lagi. Aplikasi ini mempunyai fungsi note-taking yang efisien.

_{Tangkap layar}*_{menunjukkan nota kelas yang tersusun di aplikasi Notion}*

#2 Untuk Para Profesional

Trello – Terbaik untuk urus susunan kerja, lebih-lebih lagi berkumpulan atau dengan client. Susun atur yang ringkas, macam ‘cards’ and ‘boards’ yang boleh menugaskan kumpulan atau individu untuk melakukan tugasan beserta dateline.

_{Tangkap layar menunjukkan board yang boleh dicipta melalui aplikasi ini}

Evernote – Banyak sangat dokumen dan bersepah di merata folder? Gunakan aplikasi ini untuk susun semua dokumen, gambar, audio dan lain-lain dalam topik yang sama. Aplikasi ini juga membolehkan anda mengambil nota dengan efisien.

_{Tangkap layar menunjukkan contoh interface yang boleh anda gunakan melalui aplikasi Evernote}

#3 Untuk Pemilik Bisnes

Asana – Aplikasi ini membolehkan anda melihat progress semua projek anda pada masa yang sama. Jadi anda lebih peka tentang perkembangan garis masa (timeline). Anda juga boleh tugaskan pekerja yang mana, untuk buat apa, dan bila due date dalam satu-satu projek. Status tugasan pun boleh kemaskini (Contoh: in progress, review, revise, completed).

_{Tangkap layar menunjukkan overview projek di aplikasi Asana.}

#4 Untuk Fokus

Freedom – Untuk anda yang mudah terganggu dengan media sosial, aplikasi atau laman web yang boleh menghilangkan fokus. Boleh customise laman sesawang yang ingin disekat atau sekat saja seluruh Internet. Haa sekat Internet terus, cuba tengok tahap fokus anda macam mana.

_{Tangkap layar menunjukkan ciri-ciri aplikasi Freedom}

TEKNIK, APLIKASI & DEDIKASI SENDIRI

Lepas anda baca sampai sini, agaknya ada mana-mana teknik dan aplikasi di atas yang berkenan? Boleh cuba dulu, dan tengok mana yang berkesan untuk anda.

Yang pasti, kena berdedikasi walaupun aplikasi dah makin memudahkan cara bekerja. Dengan kombinasi teknik dan aplikasi yang bersesuaian, pastinya tahap produktiviti anda akan meningkat.

Lagi-lagi pula dengan ketersediaan jalur lebar yang makin meluas, anda boleh kekal produktif di mana saja anda berada!

Selamat mencuba!

Penulisan oleh Addin Dyna