“Haiyaa boss, staff makin ramai banyak susah lah mahu kira gaji, kena key-in borang cuti satu-satu, setiap orang. Masa banyak habis woo, I pun ada kerja lain mahu buat maa.” Rungut Mei Lin kepada bosnya.

Memang kelam kabut bila nak urus syarikat yang semakin berkembang. Yelah pekerja bertambah, proses pun makin rumit, produktiviti mungkin terjejas jika tak diurus dengan penyelesaian yang sesuai. Akhir sekali pastinya urusan syarikat akan terjejas.

Kewangan, pemasaran, sumber manusia, dan pengeluaran ini antara fungsi penting bagi sesebuah syarikat. Sebenarnya, ada je cari untuk atasi masalah kat atas ini, dengan gunakan perisian yang sesuai untuk setiap fungsi pengurusan sesebuah syarikat.

Jadi jom lihat bagaimana perisian pengurusan perniagaan boleh membantu sesebuah syarikat.

KENAPA SYARIKAT PERLUKAN PERISIAN

Produktiviti Pekerja – Manusia bukan robot, penggunaan perisian dalam workflow pastinya mengurangkan rasa overwhelmed dan meningkatkan kecekapan pekerja.

Strategi – Memudahkan perancangan strategi dengan integrasi sistem setiap jabatan seperti kewangan, jualan, pengurusan dan sebagainya. Jadi apabila semua data daripada setiap jabatan dapat dilihat sekaligus, senanglah nak lihat apa yang perlu dihentikan dan apa yang perlu diteruskan atau ditambah baik!

Automasi dan Mengurangkan Kesilapan – Kesilapan kecil kadangkala beri impak kerugian besar untuk perniagaan. Perisian melancarkan proses kerja dalam memastikan ketepatan data-data yang mungkin terlepas pandang di mata manusia. 

Mengurangkan Kos – Dengan perisian yang tepat, tak perlu lagi menambah pekerja. Ia juga dapat mengoptimumkan waktu pekerja tanpa mereka perlu membuat overtime. Jadi pekerja akan jadi lebih produktif dan bekerja dengan lebih efisien. 

Meningkatkan Hubungan Pelanggan – Waktu menunggu pelanggan apabila mereka bertanyakan apa-apa soalan dapat dikurangkan dengan penggunaan perisian yang sesuai. Ini dapat meningkatkan kadar jualan, memastikan persoalan mereka terjawab dengan pantas dan meningkatkan kredibiliti syarikat serta kesetiaan mereka dalam pembelian/menggunakan khidmat syarikat. 

BAGAIMANA PERISIAN-PERISIAN INI MEMBANTU?

#1 Sumber Manusia – Nak uruskan gaji, bonus, cukai, caruman pekerja, claim pekerja, semuanya lebih mudah di satu tempat. 

Contoh: GreatDay, Kakitangan.com, Payroll Panda  (diluluskanLHDN & boleh dituntun dengan HRDF), BrioHR

#2 Kewangan/Perakaunan – Mengurus proses kewangan dan perakaunan utama syarikat dengan lebih cepat, automatik dan tepat seperti untung rugi, simpan kira-kira, invois, bil, cukai, dan laporan kewangan.
Contoh: SimpanKira, Wave Accounting, ABSS, Sage

#3 Pengurusan Hubungan Pelanggan, CRM – Menyatukan data pelanggan dan prospek pelanggan. Dalam perniagaan, bukan produk saja yang penting, malah hubungan untuk pelanggan juga penting untuk menjana jualan dan menjaga nama anda dalam masa panjang.

Contoh: YesHello, InfoBip, MessageBird, HubSpot, Zoho CRM

#4 Jualan dan Pemasaran – Jika anda usahawan yang menjalankan jualan secara e-dagang, perisian di bawah dapat membantu.

Contoh: Mailchimp, Dropee, easystore, Shopify, CleverTap

CARA MEMILIH PERISIAN ATAU APLIKASI YANG SESUAI

#1 Ketahui Keperluan Syarikat – untuk memilih perisian yang tepat, semak sama ada syarikat mempunyai masalah daripada segi pengurusan kewangan, logistik, inventori, hubungan pelanggan dan lain-lain.

#2 Pilih yang Mudah Dipasang – Bukan saja semasa awal pemasangan, juga penyelenggaraannya. Risau kalau rumit dan tak sepadan, tak balik modal.

#3 Paparan yang Mudah Guna – Lebih mudah dan ringkas diadaptasi penggunaanya lebih bagus. Tak mahu jadi beban dengan pengenalan perisian baru yang akhirnya mengganggu produktiviti.

#4 Ada Ciri Kawalan Kewangan – Kewangan merupakan nadi bagi sesebuah perniagaan. Maka, pilihlah perisian yang mempunyai ciri ini sendiri atau mesra integrasi dengan perisian kewangan yang lain.

#5 Mesra Telefon Pintar – Memudahkan lagi kerja pembuat keputusan syarikat seperti Pengurus Kewangan, Operasi dan sebagainya untuk menyemak data dan maklumat melalui telefon.

ALTERNATIF YANG LEBIH MENYELURUH

Kalau contoh di atas menunjukkan perisian yang lebih mandiri kegunaannya bagi setiap jabatan dan sesuai untuk MSMEs. Ada juga penggunaan Enterprise Resource Planning, ERP yang bersifat lebih menyeluruh lebih banyak digunakan oleh syarikat-syarikat besar.

Ia menghubungkan sistem-sistem sedia ada kepada satu pusat data yang membenarkan akses maklumat kepada semua jabatan. Ini boleh mengelak duplikasi data, memberikan lebih automasi, menjimatkan masa, meningkatkan kecekapan dan produktiviti syarikat berskala besar.

Antara contohnya: Exabytes, ORACLE, Microsoft Dynamics 365, 

PILIH IKUT BAJET DAN KEPERLUAN

Penggunaan perisian dan aplikasi digital bagi pengurusan perniagaan memang satu keperluan jika mahukan syarikat membangun dengan mudah. Kecekapan meningkat, keuntungan berganda.

Lebih lagi dengan integrasi sistem perisian yang meletakkan pusat data di satu tempat, memudahkan pembuat keputusan mengurus perniagaan. Sumber masa dan kewangan yang ada boleh digunakan sehabis baik untuk perkara lain yang perlu mendapat perhatian lebih khusus. 

Semua ini tak mungkin terjadi tanpa sambungan Internet yang stabil di Malaysia. Untuk usahawan yang mencari-cari penyelesaian menggunakan perisian untuk syarikat anda, semoga artikel ini dapat membantu!

Selamat maju jaya!